Ausschreibungen Logistik, Ausschreibungen Transport-Logistik

Optimiertes Management von Ausschreibungen für Transport und Logistik

Ausschreibungen nehmen gerade für die kontraktlogisitschen Service-Pakete immer mehr zu. Die Kontraktlogistikanbieter, insbesondere auch die Großen der Branche, sehen sich mit immer mehr Ausschreibungen von Auftraggebern konfrontiert. Diese Ausschreibungen sind von völlig unterschiedlicher Qualität. Um Ausschreibungen für beide Seiten zu optimierten Ergebnissen zu führen, nämlich einer sicheren, zukunftsfähigen und wirtschaftlichen Logistik für den Auftraggeber und einer sicheren, zukunftsfähigen und wirtschaftlichen Vergütung für den Logistikdienstleister, bedarf es der Beachtung zahlreicher Gestaltungspunkte, die zum großen Teil in der Praxis nicht optimal angewandt werden.

Ziele der Ausschreibungen für Logistik oder der Transportlogistik

Zunächst ist bei der Erstellung der Ausschreibung durch den Auftraggeber das gewünschte logistische Ergebnis zu definieren: Soll es um mehr Qualität gehen? Soll es um günstigere Preise gehen? Soll der Logistikdienstleister eine schlichte Betreiberlösung erbringen? Wo sollen in einer Logistikanlage des Auftraggebers die Leistungen erbracht werden?

Logistische Eckdaten der Kontraktlogistik oder der Transportlogistik

Hierzu sind vor allen Dingen die logistischen Eckdaten möglichst genau zu erarbeiten: von den Leistungsmengen angefangen über die zeitliche Verteilung der einzelnen logistischen Leistungen bis zu den Strukturdaten, z. B. der Anteil sortenreiner Inbound-Paletten im Verhältnis zum Eingang gemischter Paletten ist für den Logistikdienstleister, um ein valides Angebot erstellen zu können, extrem wichtig. Trotzdem werden sich immer wieder Fragen stellen, die dann, während der nicht zu knapp zu bemessenden Ausschreibungszeit, auch beantwortet werden müssen.

Fehlervermeidung, insbesondere bei Kontraktlogistikausschreibungen

Typische Fehler sind hierbei, zu viel inhaltlich vorzugeben – man ist selten klüger als ein guter Logistikdienstleister. Deswegen sollte die Tendenz – außer bei der oben genannten Betreiberlösung – immer sein, den Dienstleistern möglichst viel Freiheit bei der Gestaltung der Leistungserbringung zu lassen. Auch die Qualitätskriterien der Leistung – unterzubringen in einem Service Level Agreement mit KPI-Regelungen und einem Bonus-Malus-System – sollten bereits frühzeitig vorgegeben werden.

Herstellung rechtlicher Verbindlichkeit während des Logistik-Ausschreibungsverfahrens

Das noch immer häufigste Verfahren ist, in der Ausschreibung, sogenannte kaufmännische Rahmendaten zu benennen, die das Angebot später haben muss. Dazu gehören und beabsichtigte Vertragsreglungen in grober Umschreibung. Sodann wird ein verbindliches Angebot verlangt. Gleichzeitig, aber wird mitgeteilt, dass dann nur noch die „Details“ für den endgültigen Vertrag, der dann unterzeichnet wird, verhandelt werden sollen. Dieses Vorgehen ist sich selbst rechtlich aushebelnd. Der große Irrtum bei diesem immer noch häufigen konventionellen Verfahren, liegt nämlich darin, dass fälschlicherweise Bindungen angenommen werden, wo keine sind: Es ist einfach notwendig, sich klarzumachen, dass bei einem sogenannten „bindenden“ Angebot – in dem zuvor genannten Verfahren – gerade keine rechtliche Bindung eintritt: Wie immer wieder zu erleben, kann auch ein Logistikanbieter kurz vor Unterzeichnung noch die Verhandlungen ohne Grund beenden und der Auftraggeber gerät in Zugzwanglagen. Die Bindung ist nämlich dann nicht gegeben, wenn noch verhandelt werden soll. Dies ergibt sich aus anzuwendenden Regelungen des BGB-Vertragsrechts. Das hier von der Rechtsanwaltschaft Gimmler für die Logistik bevorzugte, stark verfeinerte und konzipierte Verfahren arbeitet hingegen mit der Herstellung frühzeitiger Bindung des Auftragnehmers, soweit der Auftraggeber Mandant ist.

Vorteile des neuen Logistik-Ausschreibungsmanagements:

Herstellung von Verbindlichkeit für die Angebote der Logistik- bzw. Transportlogistikanbieter

Dieses Ziel kann kurz wie folgt erläutert werden: Nebst einem annahmefähigen Angebot wird eine detaillierte Bietererklärung abgegeben. Das Angebot kann aus einem Kurzvertrag bestehen, auch sonstige Möglichkeiten zur Herstellung von vertraglicher Bindung sind möglich. Hierüber kann bis zur Abgabe dieses Angebots durch den Bieter auch durchaus (kurz) verhandelt werden. Entscheidend ist, dass tatsächlich ein Angebot im Rechtssinne vorliegt. Liegen ein oder mehrere dieser echten Angebote vor, kann der Auftraggeber sodann in Ruhe weiter verhandeln hinsichtlich des endgültigen Vertrages, da er eines der vorliegenden Angebote jederzeit annehmen kann.

Fazit: Mit der Herstellung früher vertraglichen Verbindlichkeit wird das Interesse des Auftraggebers gewahrt nicht in Zugzwanglagen zu geraten. Auch die Interessen der Auftragnehmer werden berücksichtig, weil hier jederzeit Ernsthaftigkeit bei den Verhandlungen vorliegt.